چالش: وقتی مسئله توان فنی نیست، ظرفیت اجرایی است
مشتری این پروژه از قبل تیم دوآپس داخلی خود را داشت؛ تیمی که مسئولیت زیرساخت و عملیات روزمره پلتفرم را بر عهده داشت و شناخت عمیقی از سامانههای مجموعه داشت. بنابراین مسئله، نبود دانش فنی یا نیاز به برونسپاری کامل زیرساخت نبود.
چالش اصلی در یک بازه زمانی مشخص شکل گرفت: فشار کاری افزایش یافته بود، بخشی از بکلاگ زیرساختی باید پیش میرفت و تیم داخلی همزمان مسئول اولویتهای مهمتری بود. قطعیها و اختلال گسترده اینترنت نیز شرایطی ایجاد کرده بود که رسیدگی به ابزارهای داخلی و فراهم کردن مسیرهای ارتباطی جایگزین را ضروریتر میکرد.
در چنین شرایطی، واگذاری کامل زیرساخت نه لازم بود و نه منطقی. آنچه سازمان نیاز داشت، یک ظرفیت مهندسی مکمل بود: تیمی که بتواند با هماهنگی مدیر دوآپس، مسئولیت تسکهای مشخص را بپذیرد، آنها را مستقل پیش ببرد و خروجی آماده و قابلتحویل ارائه کند.
مدل همکاری: ظرفیت مکمل در کنار تیم داخلی
تسکها مستقیم از سوی مدیر تیم دوآپس تعریف و به دراپ تمپو سپرده میشدند. پس از مشخص شدن دامنه هر کار، تیم ما مسئولیت اجرا را مستقل بر عهده میگرفت و نتیجه را همراه با توضیحات لازم به تیم داخلی تحویل میداد.
مالکیت زیرساخت و تصمیمهای اصلی در اختیار تیم داخلی باقی میماند. دراپ تمپو روی خروجی مشخص و قابلتحویل مسئولیت میپذیرفت، اجرای کارها به پیگیری روزانه و مدیریت جزئی از سوی مشتری وابسته نبود و دانش لازم در زمان تحویل به تیم داخلی منتقل میشد.
این ساختار به تیم داخلی اجازه داد بدون درگیر شدن با فرایند استخدام یا توسعه دائمی تیم، بخشی از بار اجرایی را به یک تیم بیرونی قابل اتکا منتقل کند و تمرکز خود را روی اولویتهای حساستر نگه دارد.
بهروزرسانی ابزارهای داخلی با مسیر کنترلشده
بخشی از بکلاگ به بهروزرسانی Jira و Mattermost اختصاص داشت؛ دو ابزار مهم برای مدیریت کار و ارتباطات داخلی که هرگونه تغییر روی آنها باید با توجه به دادههای موجود و وابستگی تیمها انجام شود.
برای کاهش ریسک، بهروزرسانیها مستقیم روی محیط اصلی انجام نشدند. تیم دراپ تمپو ابتدا فرایند را در محیط آزمایشی اجرا و نتیجه را بررسی کرد. پس از اطمینان از مسیر ارتقا، تغییرات به محیط اصلی منتقل شدند.
هر دو بهروزرسانی بدون از دست رفتن داده و بدون ایجاد اختلال جدی انجام شدند و پس از تکمیل، در اختیار تیم داخلی قرار گرفتند. این رویکرد اجازه داد بخشی از کارهای معطلمانده زیرساختی پیش برود، بدون آنکه ابزارهای روزمره سازمان در معرض ریسک غیرضروری قرار بگیرند.
حفظ ارتباطات تیمی در دوره اختلال گسترده اینترنت
همزمان با این همکاری، اختلال گسترده اینترنت دسترسی پایدار به برخی سرویسهای متداول برگزاری جلسات آنلاین را دشوار کرده بود. برای سازمانی با تیمهای متعدد، از دسترس خارج شدن ابزار جلسات صرفن یک مسئله فنی نبود؛ این وضعیت میتوانست هماهنگی بین تیمها و ادامه فعالیتهای روزمره را مختل کند.
دراپ تمپو دو بستر مستقل مبتنی بر Jitsi و BigBlueButton را نصب، راهاندازی و به تیم تحویل داد. این بسترها صرفن بهعنوان گزینه پشتیبان آماده نشدند، بلکه در همان دوره برای برگزاری جلسات تیم مورد استفاده واقعی قرار گرفتند.
وجود این دو راهکار جایگزین، امکان ادامه جلسات و هماهنگیهای داخلی را در شرایطی فراهم کرد که اتکا به سرویسهای رایج خارجی قابل پیشبینی نبود.
نتیجه: عبور از دوره پرفشار بدون ایجاد وابستگی تازه
در پایان این دوره ششماهه، بخشی از بکلاگ زیرساختی سازمان پیش رفت و تیم داخلی توانست تمرکز خود را روی اولویتهای مهمتر حفظ کند. Jira و Mattermost با یک مسیر آزمایشی و کنترلشده بهروزرسانی شدند و Jitsi و BigBlueButton برای استفاده واقعی تیم راهاندازی و تحویل شدند.
تغییرات محیط اصلی بدون از دست رفتن داده و بدون اختلال جدی انجام شدند و تمام تسکهای سپردهشده به دراپ تمپو تحویل و تأیید شدند.
پس از کاهش فشار کاری، همکاری مطابق ماهیت موقت آن به پایان رسید. پایان همکاری نتیجه نارضایتی یا وابستگی ناموفق نبود؛ نیاز مقطعی برطرف شده بود و تیم داخلی میتوانست ادامه مسیر را با ظرفیت موجود خود پیش ببرد. این تجربه، مسیر همکاری دوباره در دورههای افزایش بار یا شکلگیری بکلاگ جدید را نیز باز نگه داشت.
افزایش ظرفیت، بدون برونسپاری مالکیت
سازمانهای بزرگ همیشه برای استفاده از یک شریک دوآپس به جایگزینی تیم داخلی یا واگذاری کامل عملیات نیاز ندارند. گاهی ارزشمندترین نقش یک شریک فنی این است که در زمان مناسب، ظرفیت اجرایی مطمئنی در اختیار تیم موجود قرار دهد.
این مدل برای موقعیتهایی مناسب است که چند پروژه زیرساختی همزمان در جریاناند، بکلاگ فنی افزایش یافته اما استخدام دائمی توجیه ندارد، تیم داخلی باید روی رخدادها یا اولویتهای حساستری متمرکز بماند یا یک ارتقا و راهاندازی مشخص به اجرای مستقل و مسئولانه نیاز دارد.
در این مدل، دراپ تمپو نقش تأمین نیروی منفرد را بازی نمیکند. یک تیم مهندسی وارد همکاری میشود، مسئولیت خروجی مشخص را میپذیرد، کار را تا مرحله تحویل پیش میبرد و دانش لازم را در اختیار تیم داخلی قرار میدهد.
تیم زیرساخت شما هم در یک دوره پرفشار قرار دارد؟
دراپ تمپو میتواند بدون برهم زدن ساختار یا مالکیت تیم داخلی، ظرفیت مهندسی لازم برای پیشبرد بکلاگ، اجرای ارتقاهای حساس، راهاندازی ابزارهای زیرساختی و عبور از دورههای افزایش بار را فراهم کند.
اگر تیم شما با چند اولویت همزمان روبهرو است یا پروژههای زیرساختی مهمی بهدلیل کمبود ظرفیت اجرایی عقب افتادهاند، با تیم دراپ تمپو گفتوگو کنید.